PARAMETRIZACIÓN INICIAL Y LIQUIDACIÓN DE NÓMINA

GUÍA PRÁCTICA PARA PARA PARAMETRIZACIÓN INICIAL Y LIQUIDACIÓN DE NÓMINA

Inicialmente en el módulo de nómina se encontrarán las siguientes opciones:

• Empleados: por esta opción se activan los terceros a los cuales se les realizará el proceso de liquidación de nómina (También se utiliza para los terceros que se les va a activar permisos de usuarios, pero no se activan para nómina.
• Configuración Gral: en esta opción se configuran los conceptos y terceros asociados a Salud, Pensión, ARL, ICBF, SENA, Caja de compensación, entre otros.
• Nómina: en esta opción se realiza el proceso de liquidación de acuerdo con el periodo establecido por la empresa (quincenal o mensual).
• Liquidar primas: opción para realizar el proceso de liquidación semestral de las primas (Se recomienda utilizar esta opción en los meses de junio y diciembre independientemente si por ejemplo la empresa cancela respectivamente las primas del primer semestre en el mes de julio).
• Proceso Nómina Elect. Opción para realizar el proceso de transmisión de la nómina a la DIAN (El proceso se puede hacer dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente de la liquidación de nómina).
• Conceptos: opción para configurar afectación contable que debe generar cualquier concepto que se encuentre asociado a la nómina (Estos ya se encuentran configurados para las opciones de frecuente utilización). Nomina administrativa 5105. En caso que requiera una nómina de ventas – 5205, debe crear todos los conceptos para parametrizar con los auxiliares de la cuenta 5205.
• Periodos de nómina: Se crea las opciones de periodicidad para la liquidación (Quincenal, mensual, entre otros)
• Tipo de nómina: opción para crear una categorización de las nóminas (ejemplo, administrativa – 5105, Ventas – 5205)
• Cargos de empleados: opción para crear los cargos de acuerdo con la organización establecida por la empresa.
• Dependencias: opción para crear de acuerdo con las áreas de la empresa.

FUNCIONALIDAD

Paso 1: Revisar y actualizar la configuración general

En este paso se debe actualizar la administradora de riesgos laborales (ARL) a la cual la empresa se encuentra afiliada. Igualmente se debe crear configuración si se desea tener diversas nóminas por Tipo Empleado.

Paso 2: Creación del empleado y activación para nómina.

Para asociar como empleado primero debe estar creado como tercero (Menú Contabilidad => Terceros), se requiere el diligenciamiento de los campos requeridos.

Paso 3: Configuración del contrato.

Paso 4: Configuración Conceptos.

En este paso principalmente es para asociar los devengados permanentes (Sueldo, auxilio de transporte, bonificaciones, entre otros), y alguna deducción frecuente diferente a los aportes de Salud y pensión, tales como: Libranzas, descuentos por préstamos, embargos, entre otros.

Las pestañas de Seg. Social y parafiscales, Prestaciones sociales, se encuentran parametrizadas con los respectivos porcentajes para realizar los cálculos.

Realizados inicialmente estos cuatro (4) pasos podemos proceder a liquidar la nómina.

PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDACIÓN DE NÓMINA

1. Menú NÒMINA => opción Nómina.
2. Seleccionamos la opción “Crear”.

1. Se procede a crear la preliquidación de la nómina, realizando el diligenciamiento de algunos datos.

• • Tipo contrato “Periodos de Nómina”: Seleccionar mensual o quincenal, de acuerdo a la política para el pago de la misma.
  • Contrapartida: Salarios por pagar.

1. Posterior al punto tres (3) la nómina queda en el estado de Nóminas Preliquidadas.

1. Al revisar bien sea por la opción Ver o PDF procedemos a seleccionar Editar.

• Si la nómina se encuentra correcta procedemos a dar clic en Preliquidar Nómina y posteriormente en Cerrar Nómina.
• Ajustar conceptos: Se utiliza para realizar ajustes en el preliquidación inicial, ejemplo, la nómina que es mensual siempre el sistema carga la liquidación de 30 días, en el caso que el empleado laboró 28 días, por esta opción se procede.
• Ajustar liquidación: Se utiliza para ajustar los valores calculados por el sistema en las deducciones de salud, pensión y los aportes correspondiente a la empresa como aportes a seguridad social, ARL, Parafiscales, prestaciones sociales y vacaciones .

Nota: al realizar cualquiera de estos ajustes para generar la nómina definitiva procedemos a dar clic en Preliquidar Nómina y posteriormente en Cerrar Nómina.

1. Al cerrar la nómina ya pasará al listado de nómina liquidadas y se puede proceder a realizar el pago de cada empleado.